Порядок оформления документов для командировки в 2020 году

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк командировочного удостоверения по форме Т-10 .docСкачать образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 .doc

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Порядок оформления документов для командировки в 2020 году

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность.

Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация).

Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

  • Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
  • Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
  • Порядок оформления документов для командировки в 2020 году

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Порядок оформления документов для командировки в 2020 году

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия.

На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки.

Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Источник: https://assistentus.ru/forma/t-10-komandirovochnoe-udostoverenie/

Положение о служебных командировках — образец 2020

  • Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
  • Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
  • Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
  • Описание в положении процесса направления в командировку
  • Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020
  • Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году
  • Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
  • Положение о командировках про оплату суточных
  • Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
  • Итоги

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

  1. Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.
  2. Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.
  3. Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2020 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.

), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст.

268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2020 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

  • Порядок оформления документов для командировки в 2020 году
  • Скачать обновленный вариант служебной записки
  • В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.
Читайте также:  Расчет оплаты командировки по средней зарплате

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2020 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена.

Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке.

По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2020 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно.

При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году

  1. Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.
  2. Образец служебной записки по командировке в 2020 году можно скачать здесь:
  3. Порядок оформления документов для командировки в 2020 году
  4. Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами.

Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/polozhenie_o_sluzhebnyh_komandirovkah_-_obrazec/

Нужно ли командировочное удостоверение в 2020 году. Командировочные удостоверения отменены как оформить

Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще три года назад. Новые правила пока известны не всем, поэтому стоит уточнить, какие именно документы отменены и как они теперь используются.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2020 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2020 году, а поправки вступили в силу с января 2020.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено.

Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца.

Можно использовать унифицированную форму Т-10.

Порядок оформления документов для командировки в 2020 году
Порядок оформления документов для командировки в 2020 году

В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:

  • сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
  • предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.
  • В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус.

    Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения.

    Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

    Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

    В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

    Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.

    Как оформить командировочное удостоверение

    Командировочные удостоверения в 2020 году не являются обязательными — такое правило действует с 2020 года, когда нормативным актом была принята отмена командировочных удостоверений (постановление от 29.12.2020 N 1595 .

    Но это не значит, что предпринимателям запретили этим документом пользоваться. Если в локальных нормативных актах компании он предусмотрен, его по-прежнему заполняют и выдают на руки работникам, отправляемым в командировки.

    Источник: https://molpred23.ru/novosti/nuzhno-li-komandirovochnoe-udostovere-522

    Положение о командировках в 2020 году: правила составления и образец документа

    В нашем блоге мы много пишем об организации командировок и их оформлении. Все правила, которым нужно следовать при планировании деловых поездок, следует прописывать в специальном документе. Он называется «Положением о командировках», и сегодня мы поговорим о правилах его составления.

    Поездка в другой город для выполнения служебного задания работодателя связана с дополнительными расходами для сотрудника. Эти расходы должны быть должным образом задокументированы. При этом, размер суточных может влиять на расчет налоговой базы – существуют лимиты компенсаций, при превышении которых возникает необходимость уплаты НДФЛ. 

    Компании могут сами устанавливать размер суточных и определять многие другие параметры. Все эти важные данные должны быть прописаны в Положении о командировках. Также этот документ определяет порядок оформления поездок.  

    Положение о командировках составляется в произвольной форме и должно содержать такую информацию:

    • прописанный порядок направления сотрудников в поездки;
    • список документов, которые нужны для оформления командировки;
    • что нужно делать в ситуациях, не описанных в соответствующих нормах и законах – например, нужно ли выходить на работу в день прибытия из поездки;
    • процесс компенсации расходов на дорогу и проживание;
    • величина выплачиваемых суточных.

    Помимо этого, в положении о командировках нужно перечислить случаи, когда сотрудник может отказаться от командировки. Например, нельзя отправлять в поездки беременных сотрудниц.

    Когда положение о командировках не применяется

    Не любая поездка, связанная с работой может быть признана командировкой. Соответственно и Положение применяется не всегда. 

    Признать поездку командировкой можно при выполнении нескольких критериев:

    • сотруднику нужно покинуть место постоянного проживания для выполнения служебного задания работодателя в другом городе;
    • в течение определенного времени работнику придется трудиться не в том населенном пункте, где расположено основное место работы;
    • сотрудник работает на основании трудового договора или договора ГПХ.
    Читайте также:  Что собой представляет квартальная премия, когда и как выплачивается сотрудникам

    То есть, если работа конкретного сотрудника носит разъездной характер, или поездку ему нужно совершить в личных целях, это не будет командировкой.

    Что еще нужно знать

    Положение о командировках и приказ о положении о командировках могут иметь довольно гибкий формат. В частности, компания может прописать в документах дифференцированный по определенному признаку размер суточных: руководители организации могут получать компенсации большего размера, чем рядовые сотрудники.

    Образец Положения о командировках

    Мы подготовили образец документа, который можно использовать для организации командировок в компании. Образец Положения о командировках

    Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/polozhenie-o-komandirovkah-v-2019-godu-pravila-sostavleniya-i-obrazets-dokumenta/

    Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

    Служебные поездки в интересах сотрудника и работодателя должны быть грамотно оформлены в соответствии с действующими нормами трудового законодательства. Давайте выясним, какие понадобятся документы для оформления командировки.

    Документы для оформления командировки: изменения

    В 2020 году продолжительность командировки не ограничена законом – теперь можно не стараться уложиться в положенные 40 дней (12 месяцев для подрядчиков) и устанавливать срок поездки в зависимости от сложности задания.

    В настоящее время процедура оформления служебных поездок значительно упрощена за счет того, что были отменены отдельные, обязательные в прошлом, документы. Сейчас работодатели и подчиненные освобождены от оформления:

    • журнала учета командировочных поездок;
    • отчета о служебное поездке;
    • служебного задания;
    • командировочного удостоверения.

    статью ⇒ “Оформление командировок сотрудников в 2020”.

    Документы для оформления командировки

    Несмотря на то, что некоторые документы на сегодняшний день перестали быть обязательными, руководители предприятий по-прежнему могут опираться на старую систему документооборота – о выборе работодателей должно быть сказано в локальных нормативных актах фирмы.

    Общий порядок документального оформления командировки

    Обязательными для оформления поездки работника в служебную командировку документами являются:

    • служебная записка (если сотрудник поедет в командировку на собственном транспортном средстве);
    • путевой лист (опять же, если будет задействован личный автомобиль сотрудника);
    • приказ о направлении в командировку с указанием целей организации поездки, места назначения (подтверждением ознакомления сотрудника с документом является его личная подпись на приказе);
    • авансовый отчет, свидетельствующий об использовании средств компании в целях оплаты командировочных расходов.

    Какие нужны документы для оформления командировки перед поездкой и в процессе

    Перед тем, как сотрудник выехал на предприятие принимающей стороны, нужно издать приказ о его направлении в поездку, основанием для оформления которого является график командировок. Закон не обязывает нанимателя пользоваться унифицированной формой приказа № Т-9, разрешается также утверждать собственный бланк.

    Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть или скачать ⇒ Бланк приказа формы № Т-9.

    Сотрудник считается ознакомленным с приказом руководителя об отправке его в служебную поездку, если приказ был представлен ему на подпись. После этого работника обращается в бухгалтерию и получает деньги авансом на оплату всех нужд, связанных с командировкой.

    Вид компенсируемых расходов Компенсируемые затраты при поездке в пределах РФ Компенсируемые затраты при поездке за рубеж
    Основные затраты сотрудника Проездные билеты на поезд или самолет к предприятию принимающей стороны и назад к основному месту работы;

    • оплата бензина (при поездке на личном автомобиле);
    • аренда жилого помещения или оплата номера в отеле;
    • суточные (на оплату питания) в размере не менее 700 рублей в сутки (больше, по желанию работодателя).
    Проездные билеты к месту прибытия и обратно;
    аренда жилья или оплата гостиницы;
    суточные (на питание) не менее 2500 рублей в сутки.
    Дополнительные расходы По согласованию с руководителем Оформление заграничного паспорта;

    1. получение визы (пр направлении в визовые страны);
    2. оплата мед. страховки на весь период поездки;
    3. оплата аэродромных сборов;
    4. оплата консульских сборов;
    5. затраты, заранее согласованные с руководством.

    статью ⇒ “Как оформить командировку в выходной день”.

    Документы для оформления командировки: учет работников

    Сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность по оформлению служебных поездок, должен вести учет командированных работников. Для этого сведения о командировочной поездке заносятся:

    • в журнал учета сотрудников, отбывших в командировки (журнал требуется только в случае, когда форма документа утверждена локальными нормативными актами);
    • в табель учета рабочего времени, где в клеточке за каждый день поездки проставляется код “К” (или числовой код “06”) – командировка, код “РВ” – работа в выходной или код “В” – выходной.

    Документы для оформления командировки: маршрутный лист

    Если в период командировки сотрудник использует личное транспортное средство, а также если для целей поездки ему был доверен автомобиль из автопарка компании, должен быть выписан путевой лист, называемый также маршрутным. В нем должны быть указаны следующие сведения:

    • день отъезда (первый день поездки);
    • день возвращения (последний день поездки);
    • полное наименование компании, оформившей путевой лист;
    • порядковый (регистрационный) номер документа;
    • персональные данные сотрудника, отметка о прохождении медосмотра, должность;
    • информация об автомобиле: марка, гос. номер ТС;
    • цели командировочной поездки;
    • маршрут (место прибытия – населенный пункт, улица, организация).

    Документы для оформления командировки: служебная записка

    Служебная записка составляется и выдается командированному сотруднику тогда, когда нет документов, свидетельствующих о понесенных расходах. В такой ситуации в записке ставится отметка компании, в которую поехал работник, о времени его приезда и отъезда.

    Какие отчетные документы для оформления командировки составляются по возвращении из поездки

    Оформление командировки не заканчивается с отъездом сотрудника – он обязан отчитаться о проделанной работе и потраченных денежных средствах, а потому должна быть оформлена и иная документация, уже по приезду работника.

    После возвращения командированного сотрудника из поездки необходимо, чтобы на предприятии хранились следующие документы:

    1. Авансовый отчет сотрудника с приложенными к нему квитанциями, чеками и прочими платежными документами, подтверждающими несение им расходов в период поездки. В нем указываются:
    2. Журнал учета командированных сотрудников с записью о возвращении из командировки.
    3. Служебная записка (при использовании личного автомобиля или ТС руководителя).
    ст. 166 ТК РФ Определение командировки
    ст. 116 ТК РФ О праве работодателя на направление работников в любые служебные поездки в пределах России и за рубеж

    Типичные ошибки

    • Ошибка: Работодатель не оформил путевой лист сотруднику на том основании, что он использует не автомобиль, принадлежащий компании, а личное транспортное средство.
    • Комментарий: Маршрутный лист выдается и в случае, если используется личный транспорт сотрудника, поскольку расходы на поездку по кратчайшему до места прибытия пути должны быть компенсированы работодателем.
    • Ошибка: Вернувшийся из служебной поездки работник не предоставил работодателю служебную записку и авансовый отчет в течение 3 дней.
    • Комментарий: Авансовый отчет вместе со служебной запиской должны быть отданы руководителю в течение ближайших 3 дней по возвращении из командировки.

    Ответы на распространенные вопросы про документы для оформления командировки

    1. Вопрос №1: Есть ли разница между оформлением документов для направления сотрудника в командировку, если работодателем является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель?
    2. Ответ: Нет, в обоих случаях обязательными документами являются приказ о командировании, служебная записка (если есть необходимость) и авансовый отчет.
    3. Вопрос №2: Нужно ли оформлять по всем правилам командировку длительностью 4 часа?

    Ответ: Если сотрудник направлен в поездку в другую местность и будет выполнять трудовые функции за пределами основного места работы, то да, командировка оформляется по всем правилам, вне зависимости от ее продолжительности. Но, в случае с краткосрочными поездками, которые длятся меньше 1 дня, работнику не выплачиваются суточные и компенсации оплаты проживания.

    Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

    Источник: https://rabotniky.com/dokumenty-dlya-oformleniya-komandirovki/

    Как оформить командировку в 2020 году: изменения, особенности

    Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.

    Кого нельзя отправлять в деловую поездку

    • Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
    • Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.
    • Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.
    • Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:
    • Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
    • Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
    • Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
    • Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
    • Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья

    Важно! Получить согласия для этих категорий недостаточно, необходимо уведомить таких работников, что они имеют право отказаться от поездки. Поэтому рекомендуется объединять согласие и уведомление сразу в одном документе.

    Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:

    • Сотрудница в положении.
    • Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
    • Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.

    Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.

    Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.

    Нормы запрещают не оплачивать данные период по второй профессии и оформлять отпуск за свой счет. Самым оптимальным вариантом здесь является оформление дополнительного оплачиваемого отпуска.

    Изменения в 2019 году

    1. Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.
    2. Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.

    3. Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.
    4. По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.

    5. Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.

    Читайте также:  Виды и уровни аттестации по промбезопасности руководителей и специалистов

    С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.

    Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.

    Как оформить командировку сотрудника в 2019 году

    Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку

    Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.

    Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.

    Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.

    Внимание! Основанием для издания приказа является служебная записка. Если оформляется служебное задание, то оно также может быть указано в качестве основания.

    После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.

    Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки

    Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).

    Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.

    Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.

    Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.

    Внимание! Если поездка является заграничной деньги должны выдаваться на расходования средства территории России в рублях, на территории иностранного государства – в иностранной валюте.

    • Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.
    • В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.
    • В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.
    • В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.

    В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.

    Шаг 4. Составление авансового отчета

    Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.

    1. Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.
    2. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.
    3. Ими могут быть:
    • Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
    • Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
    • Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
    • Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
    • Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
    • Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.

    Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)

    По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.

    Внимание! Работник может согласиться на добровольное удержание путем оформления заявления. А основании этого документа составляется распоряжение. Но таким способом допускается удерживать не больше 20% от начисленного заработка за период.

    При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.

    После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.

    Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:

    • Расходы были произведены по неотложным причинам;
    • Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
    • Авансовый отчет оформлен правильно.

    Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.

    Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.

    Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.

    Памятка: какие документы нужны для командировки

    Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.

    Налогообложение суточных с 2015 года

    Основные документы

    • Приказ на командировку — это главный документ, в котором закрепляется вся основная информация по поездке: даты, цели и т. д. Для этого может использоваться стандартный бланк Т-9, либо фирменный бланк компании;
    • Авансовый отчет — при помощи этого документа работник подтвердить произведенные в поездке расходы. Для него используется стандартная форма АО-1, в которой обязательно прикрепляются подтверждающие документы.

    Дополнительные документы

    • Командировочное удостоверение — используется для подтверждения маршрута поездки путем проставления печатей принимающих организаций. Может на одном бланке совмещаться со служебным заданием и авансовым отчетом.
    • Служебное задание – содержит указания руководства на поездку. Обычно применяется бланк формы Т-10а.
    • Отчет об исполнении задания — на этом бланке работник пишет письменный отчет об исполнении полученного задания.
    • Журнал учета сотрудников, которые направляются в командировки;
    • Служебная записка — обычно оформляется работником для выражения просьбы о компенсации расходов, связанных с личным автомобилем.

    Особенности командировки в выходной день

    Руководство должно согласовать такой шаг с работником. У него необходимо получить согласие на работы в выходной день, а также требуется зафиксировать этот шаг в приказе на командировку.

    Также в приказе рекомендуется закрепить режим работы сотрудника в командировке в выходной день. Это может потребоваться для решения спорных ситуаций при расчете оплаты труда за этот период.

    Например, работник выезжает в командировку в воскресенье вечером, чтобы в понедельник утром приступить к работе.

    Если в приказе указать точное время начала поездки (например, с 20-00 воскресенья), то оплате будут подлежать только эти часы.

    Важно! Если же в приказе будет просто указано, что работник выезжает в командировку в этот день, то оплачиваться придется весь день целиком, независимо от фактически выработки.

    Кроме этого нельзя забывать, что по закону дни выходных необходимо оплачивать в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного выходного.

    Можно продлить или перенести командировку?

    В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.

    Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.

    Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.

    Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.

    • На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
    • Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
    • Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.

    Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.

    В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

    Если сотрудник едет на личном транспорте

    Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

    В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:

    • Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
    • Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
    • Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.

    Оформление путевого листа является желательным (но не строго обязательным), поскольку при помощи данного документа можно будет подтвердить факт использования машины и расход топлива на поездку.

    При возвращении из поездки работнику должна быть выдана компенсация, которая предусматривается в ТК РФ. Сумма выплаты определяется работодателем самостоятельно.

    Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku.html

    Ссылка на основную публикацию